卡弗县将文书工作流程从几个月缩短到几分钟

挑战

卡弗县卫生与公众服务部儿童与家庭和家庭与社区护理(HCBC)部门的工作人员因手工完成文书工作而陷入困境。当涉及到硬拷贝和邮寄时，可能需要数周或数月才能获得所需的文件和签署的表格，这可能会导致延迟或中断对居民的服务。

费时的过程

“我会把所有的文件打出来，保存在我的电脑上，打印出来，然后寄给我的家人。有时我们会在几周后把东西拿回来，大多数情况下可能是一两个月后。有时候文件可能会放错地方，我们就不得不重新发送。如果有些东西没有正确填写或需要一些额外的信息，我们就不得不把它邮寄出去，”案件助理米歇尔·萨克雷说。

即使是电子发送也需要多个步骤和程序，这使得这个过程更长，更令人困惑。MnCHOICES评估员梅利莎·麦(Melissa Mak)说:“他们通常不得不自己打印材料，签名，然后扫描回来给我们，这真的有点否定了数字签名的整个想法。”

转向混合工作

在明尼苏达州COVID-19和平时期的紧急情况下，当工人无法亲自见到客户时，现有的流程根本无法维持下去，现在他们以混合模式工作。

即使是那些亲眼见到家人的工人，现在也仍在适应这种新的工作方式。例如，家庭寻找社工阿什利·斯坦德(Ashley Stender)说，如果她身上或家里没有必要的文件，那么在出去见一个家庭之前，她必须开车去办公室把所有东西收拾好，这是很耗时的。

对家庭的影响

“如果我们没有这些文件，或者如果有邮寄延迟，那么他们的服务也会延迟，然后在家里造成行为和中断，有时甚至住院。这是一场噩梦，”Rachel Rosckes说，她是hbc的社会工作案例经理。

阿什利说:“亲属和孩子被推迟进入我们的系统，这意味着他们可能会推迟获得付款，推迟获得医疗援助或其他所需的东西。”

确保资讯安全

脱节的流程通常会产生安全问题，特别是在与其他国家或外部提供商共享信息时。

“如果我试图从我的Outlook电子邮件中发送五份文件给外部机构，我们在县里的自动政策是，它会被加密，因为它包含某些信息。这时，外部供应商在试图打开这些附件时就会遇到很多问题，永远不会收到它们，或者只是在访问这些文件时就会遇到问题。”

会议要求

家庭和社区护理经理Brian Esch说，要求签名和共享文件的规定经常会让hbc的工作人员感到头疼，因为这个过程中涉及的文件太多了，很难跟上变化。

儿童与家庭经理雪莉(米歇尔)塞林格补充说，她的儿童福利工作人员也感受到来自立法者和州政府不断要求的负担。

解决方案

卡弗县卫生与公众服务部只需要一个项目，来帮助他们如何和在哪里工作。“时间一直是社工最大的障碍。只要能节省时间，对我们都有好处，我们的效率也会提高。”

该机构已经实施了我们基于云的文档管理、表格管理、移动性和案件发现软件Traverse，以访问和管理电子案件文件和信息，这些文件和信息对每个人来说都是可用的，无论他们在哪里。现在，Traverse Connect可以帮助员工更有效地与客户和供应商进行互动和协作。

Traverse Connect是一个安全的门户网站，专为客户、供应商和与本案有利害关系的机构以外的任何人而建。它简化了协作，大大减少了交换信息所需的时间，消除了障碍和低效率，使儿童与家庭和hbc的工作人员可以专注于为他们所服务的人规划和提供正确的护理。

Ashley说:“Traverse Connect可以在我们部门的所有不同领域使用，几乎任何需要填写或签名的表格都可以使用。”

工作人员使用Traverse Connect与机构外的利益相关者共享特定文件，并要求在表格上签名。然后，客户端、提供者或其他外部协作者使用任何设备(无论他们身在何处)来创建访问门户的安全帐户。他们可以查看共享文档、签署表单，并上传案例文档，以便在工作人员验证后自动添加到Traverse中的电子案例文件中。

以下是到目前为止，工人们使用Traverse Connect简化流程的一些方法:

收集丢失的签名

寄养许可人安吉·卢诺(Angie Lunow)能够迅速收集到家庭安全清单上缺失的签名。安吉说:“我不用开车回到她家，让她在iPad上签名，我们完成了这项工作。我可以把文件发给她，然后她可以签名，然后马上寄回来。”“这样方便多了。这给了我一个机会，通过提高效率来提高我对每个人的客户服务。”

完整的形式

不到五分钟，阿什莉就拿到了两份表格，由她需要安置孩子的亲戚填写。以前，这至少需要一个小时，但如果亲属不能立即联系或住在州外，很可能需要几天。然后，她可以将填好的表格发送到财务部门和机构内需要它们的另一个部门，所有这些都在Traverse的同一个平台上。

完整的年度文件

雷切尔使用Traverse Connect将所需的文件和表格发送给家庭签名，然后通过门户收集最终版本。瑞秋说:“以前给一个家庭邮寄信息需要两周的时间，现在只需要30分钟。”由于最终的表格会自动添加到客户的案例文件中，这节省了更多的时间和压力。“这非常简单。一旦他们填好并发回，你甚至不必担心电子归档，因为已经为你完成了。你只需点击完成，”她补充道。

收集发布的信息

特雷西·奥姆利，个案助理，能够介入，帮助摄取单位获得个人护理助理(PCA)提供者所需的信息发布。她联系了家人，并在几分钟内得到了一份签字的释放书。“PCA提供商需要我们提供一份计划，唯一的方法就是获得一份签署的协议。如果我们没有Traverse Connect，我们可能要等多久才能把这个版本发给供应商，把计划交给他们，谁知道要等多久。因此，能够在几分钟内恢复正常是非常有帮助的。”

准备审核

梅丽莎说，获得签名并能够自动将客户填写的表格添加到他们的案件档案中，将有助于国家的审计。她说:“他们会在我们应该得到签名的表格上寻找签名。”“如果是一个愿意使用Traverse Connect的客户，我会给他们发电子邮件，让他们建立账户，并分享表格。在与他们分享后的当天晚些时候，我就拿回了签名。”

结果

谢利说，特拉弗斯和特拉弗斯连接的结合使卡弗县卫生与公众服务部能够实现他们的目标，以一种混合的方式工作，同时支持工人和县居民。“Traverse Connect允许我们将所有人都留在同一个应用程序中。如果你能在同一个应用程序中保持最高的效率，那将是一个双赢的局面。”

儿童与家庭和儿童健康中心的工作人员都表示，Traverse Connect让他们的工作效率更高。“这对每个人来说都是一个更顺畅的过程。它先到家长那里，再回到我们这里，然后我们就可以和医疗服务提供者一起完成，这样就不用等两个月了，只需要两天。”

更多关注家庭

也许最重要的是，文书工作不再阻碍工人为居民提供所需的服务和资源。“当家庭的流程更快，我们的流程也更快，医疗服务提供者的流程也更快，那么它就不会影响服务。他们可以继续他们需要的下一个任务，所以我们不会拖慢任何人的脚步。”

这使得员工可以优先考虑客户的福祉，即使是在满足规定要求的同时。瑞秋说:“这甚至不是文书工作，而是为我们的客户提供照顾。”“我们需要文书工作，需要与其他机构和供应商沟通信息的发布，所以这也有助于保持护理的连续性，而不仅仅是保持与国土安全部的合规性。”

阿什利补充说，在压力很大的情况下，特拉弗斯Connect特别有用，因为家庭不想在其他事情之上处理文书工作。她说:“我给亲戚的所有表格都在一个地方，他们不需要到处找。”“这节省了时间，然后我就可以把时间花在和家人更多的交谈上。对家人来说，把所有东西都放在一个地方也很有帮助，他们可以去参考，或者在我离开后回去填写。”

最后，特蕾西说，因为员工不再需要打扰家人来完成他们的文书工作，父母有更多的时间专注于真正重要的事情——他们的孩子和家庭。

减轻工人的压力

雷切尔说:“这大大减少了跟踪，大大减少了担心我需要跟进什么或我需要照顾什么，但它非常简单。”“它带走了你没有意识到自己在担心的担忧。”

特蕾西不再担心她的客户的服务可能会因为他们的文书工作延迟而失效。“我对延迟服务协议的压力已经消失了。我再也不用担心了，因为我们把文件拿回来了，”她说。

谢利还指出，这项技术如何帮助员工感到他们从不孤单。她说:“在儿童福利方面，我们最大的负担之一是，工人们要把整个家庭或孩子的安全责任放在自己的肩膀上。”“能够在整个部门分担这一责任，以支持我们的员工，这真的很重要。”

一个安全而简单的应用程序

工作人员更加关注客户和社区，压力水平降低，这都是简化、安全的文书工作流程的直接结果，这些流程都在Traverse和Traverse Connect中处理。该过程的所有部分都可以在Traverse Connect中完成。我可以预先填写表格或发送表格给收件人填写并在Traverse Connect中签名。我可以在Traverse Connect中接收表格，并完成表格，然后直接上传到文件。这个过程更有条理。”

“我们没有松散的表格，”谢利说。“它们都包含在一个安全的应用程序中，这就是Traverse。”

“案例管理人员钻研的系统越少，他们就越喜欢。他们与明尼苏达州人类服务部(DHS)和我们必须与他们接触的项目已经够多了，”布莱恩说。“把所有东西都放在一个包裹里感觉很好。这是一个连续性和熟悉的系统，由不同地区的许多不同单位共享。”

一致和最新的州和地方形式

知道表单总是最新的——并且始终以一种为Carver county量身定制的方式存储——有助于该机构跟上需求。

“我们在一个非常官僚的世界里工作，在我们的地区有很多不同的项目，它们都有不同的形式，似乎每年都在更新。以前，社会工作者会使用不同的表格或使用过时的副本。有了这个系统，我们能够锁定，当他们拿出一个表格时，它将是最新的，这对我们来说真的很重要，”布莱恩说。“作为一名经理，我最关心的是质量保证。我们必须不断向明尼苏达州汇报所做的工作，我认为这样的系统可以满足我们的需求。”

易于学习的软件，从一个可靠的合作伙伴

这个软件非常简单，瑞秋虽然只参加了一半的培训，但她还是学会了。“这实际上是一个简单的步骤。只需要30秒到一分钟，就可以在这个人的案件中添加一个合作者，然后就非常容易了。”

领导层和一线员工也一致认为，Northwoods作为合作伙伴，使学习和采用Traverse Connect的过程更加顺畅。梅丽莎说:“我们不会只靠自己去解决问题，也不会觉得在遇到重大问题时没有人可以求助。”“我也很感激，当我们给出反馈时，它会被接收。”

“诺斯伍德一直在那里，你听我们的，”雪莉说。“感觉就像你了解社会工作的世界，以及它有多混乱，你正在努力找到真正支持我们的方法。”